סיכום שיעורים 12.05.11 ו - 19.05.11

שלום לכולם,הגיע זמן לכתוב את הבלוג לשיעורים הקרובים..

סיכום שיעור מה - 12.05.11:

למדנו על המושג טקסונומיות. כלומר, מבנים שמאורגנים בצורה של קבוצות היררכיות בהתאם למונחים אחידים בארגון.
אם מסמנים קבצים בהתאם למונחים הטקסונומיים בארגון אז קל לזהות אותם וניתם לייצר עץ תוכן.

למדנו על מחזור חיים של מסמך :
יצירת מסמך --> שמירה -->  אחזור --> הפצה של המסמך --> הוצאתם מהמערכת.

הבעיה המרכזית  בניהול מסמכים: לסמן את הטקסטים בהתאם לטקסטומוניה והמאפיינים של הארגון.

אופני אחזור:   1.  מנוע חיפוש רגיל- ללאהגבלות.
                    2. חיפוש מתקדם - כמו באינטרנט שמגבילים את החיפוש לפרמטרים מסויימים.
                    3. חיפוש עם תגיות.
                    4. חיפוש בפדרטיבי- ניסיון לחפש בכל המקומות בארגון שיש בהם מסמכים.
                    5. חיפוש בעץ תוכן או מבנה ארגוני (החסרונות: א. העץ גדול מידי. ב. מצריך חיפוש בהרבה מקומות.)

היתרונות של מנוע חיפוש הן: צורת עבודה כמו באינטרנט ומאפשר איתור בכל מקום בארגון כולל מסמכים שאין להם מאפיינים.
החסרונות של מנוע חיפוש הן: חיפוש טקסט מלא מחייב בנייה של אינדקסים, מסמכים שנסרקו לא ניתן למצוא ללא מאפיינים ונתקלים במצב של עודף תוצאות.

גורמי ההצלחה של ניהול מסמכים הן: התשתית צריכה להיות מתוכננת מראש לנפחים מסויימים, זמני תגובה צריכים להיות מהירים, מסמפר הקליקים צריך להיות מוגבל ל 3 קליליקים עד להגעה למוצר, חייבים לדואג לאינדקסים לתקיות אישיות, מדיניות אכיפה- שגם מסמכים שנכתבים מחוץ לארגון יגיעו אליו ויתנו את המאפיינים המתאימים והרשאות- שכולם יראו את המסמכים ללא הגבלות.

תחקיר והפקת לקחים

נושא זה הינו המשך ישיר לארגון הלומד שהוא הבסיס המרכזי לארגון שרוצה להתקדם ולהתפתח.

הגדרה- תחקיר:
תהליך של בחינה לעומק של תהליכים שהתרחשו בארגון במטרה להבין מה קרה ולהשתמש בזה כדי להשתפר. המטרה היא להיות ארגון שמיישם תחקירים כדרך חיים. והתוצאה המצופה שלא יהיו חזרות על אותם טעויות.
תהליך התחקיר הינו: צריך להחליט שקרה מקרה שמצריק ביצוע תחקיר, משום שביצוע תחקירים מצריך משאבים שעולים כסף רב לארגון ולכן צריך לעשות זאת במידה ולעשות זאת במקרים של אירוע משמעותי, כגון: כשל או תלה לא שגרתית, אירועים שיש להם משמעות רוחבית והצלחות שניתן ללמוד מהם.

כלל אצבע:  עוצמת ההשפעה * הסתברות הישנות

תזרים התחקיר:  החלטה --> הגדרת שאלת המחקר --> בחירת מנהל וצוות --> יזום התנעת התחקיר -->ביצוע תחקיר --> מסקנות והחלטות.
שאלת התחקיר: הגדרת הבעיה אוהבעיות שצוות התחקיר אמור להבין מדוע הן קרו.
איסוף העובדות: צריך לאסוף ככל המוקדם להתרחשות, חשוב לרשום את העובדות בסדר כרונולוגי לפני זמנים ויש לקבל כל עובדה מכל המעורבים.
ממצאים: הכללה של כמה עובדות שמתוכם ניתן להגיד למצאנו משהו וניתן להסביר למה זה קרה.

סיבות שורש : 1.סיבה ישירה- הגורם הישיר לתקלה או אירוע.
                    2. סיבה גורמת- סיבה שגורמת להחרפת האירוע אבל היא לבדה לא היתה גורם
                        לבעיה.
                    3. סיבת שורש הגורם הבסיסיביותר לתקלה או אירוע.
איתור סיבות שורש: RCA- בדיקה מובנית עד שמגיעים לגורם הבסיסי וזה דורש מיומנות וניסיון ומצריך הדרכה.

מסקנות: קשר לוגי בין הסיבות חבין מה שקרה. המסקנה כוללת לקחים אופרטיביים.

שיטת 5 השאלות - שיטת ה" למה" : הרעיון הוא לשאול "למה" הרבה פעמים עד שמגיעים לתשובה. זוהי שיטה פשוטה שמביאה לתוצאות.
שיטת ARR - שיטה נוספת לביצוע תחקירים ובעל 4 תחומי שאלות:
1. מה ציפינו/תכננו שיקרה?
2. מה קרה / לא קרה? פעל היטב או לא?
3. למה נוצר הפער?
4. מה מומלץ לשנות?

הפקת לקחים בתהליכי עבודה:
תוך כדי תהליכי עבודה שגרתיים.
לקח = ידע שיש לו משמעות כללית שנלמדה מהפעילות הארגונית הקודמת.
תובנה = פיסת ידע בעלת משמעות כללית שנלמדה מהפעילות הארגונית הקודמת והיא אמורה לשפר משהו בעתיד.

לאחר ביצוע התחקיר יש לבצע את ההמלצות ולהעביר את הממצאים למאגר הארגון.

סיכום שיעור מה - 19.05.11:
 
התחלנו את השיעור עם ניסוי נחמד, לנחש כמה עוגיות יש בצנצנת שהוצגה ע"י המרצה. כל אחד רשם על פתק והעביר למרצה. (היו בערך 350 עוגיות...אני אפילו לא הייתי קרובה.!!?@).

שימוש חוזר בידע:
למדנו כי יש לתת גישה לאנשים למידע.
התהליך: הגדרת הבעיה, לאחר מכן יש לחפ ומלוא את התשובה או מישהו שעששוי לדעת את התשובה, לבחור את המענה המתאים ולהשתמש בו.

כוחה של הרשת:
1. טלווזיות - מס' הטלווזיות משפיע על הכוח ושימושיות הרשת- זוהי תקשורת חד כיוונית ולכן כח הרשת תלוי במס' החברים.
2. טלפונים - כוח Matclaf  - ככל שי יותר משתמשים כך יש יותר רשת וכוח לרשת והיא גודלת.

כאשר רוצים ליצור קשר עם אדם אקראי בעולם למדנו על 2 סוגי ניסויים:
ניסוי מילגרם: לקח 2 אנשים ושלח תיקים לאנשים אקראיים בעולם כדי למצוא את אותו אדם. התוצאה: מס' ממוצע של אנשים שיש לעבור עד להגעת לאותו אדם עומד על 5.5 אנשים.
ניסוי הרדוס: כמה קשרים יש לאיש מדע אקראי עד שהוא מגיע להרדוס. התוצאה: בין 4.5-5 אנשים.

רשת אקראית:
ניתן לנתק אותה מכל מיני מקומות ויחסית בקלות.
המאפיינים של רשת אקראית:
1.  Hub nodes- מרכזיה שבה כולם מקושרים לכל האחרים באותם מרכזיה.
2. עשירים מתעשרים יותר.

דיברנו על ספר שנקרא: חוכמת ההמונים.
ספר זה מדבר על כך שעדיף קבוצות על היחיד.
הבעיות שחכמת ההמונים מנסה לפתור: א. בעיות אבחנה- פתרון בעיות מוגדרות היטב.
                                                    ב. בעיות שיתוף פעולה.
                                                    ג. בעיות קורדינאציה- בעיות הדורשות מחברי הקבוצה לתאם את פעולותיהם.
תנאים להצלחה: מגוון דעות- לכל משתתף יש מידע פרטי בלתי תלוי.
                      עצמאות ושונות מחשבתית.

Web 2.0

הגדרה: שימוש בכל הפלטפורמות האינטרנטיות שיש לשיתוף ידע ולהשתתפות של כולם. הרשת היא פלטפורמה, חוקי הביזנס השתנו, המשתתפים מוסיפים ערך, והרעיון הוא לבנות בסיס נתונים שמשתבחים עם הזמן.
מאפיינים: 1. יש תוכן שהמשתמשים מייצרים ויש השתתפות פעילה שלי שמשפיעה על אחרים.
               2. חכמת ההמונים.
               3. שיתוף בידע- האפקט של הרשת שמגיע לכולם בבת אחת.
שוק ויראלי- משתמשים ברשתות חברתיות כדי להפיץ.
הבסיס- מרבית הרשתות החברכתיות מאפשרות למשתמש ליצור פרופיל אישי, להעלות תמונות ועוד..

מקווים שהחכמתם
אז עד הבלוג הבא...

דינה ועירית

סיכום שיעורים 28.04.11 ו- 05.05.11

סיכום שיעור 28.04.11
שיתוף בידע- אתגר בינלאומי
בתחילת השיעור דיברנו על המאמר של מקנזי, שעוסק באסטרטגיות מו"פ בסין הודו וברזיל.
לאחר מכן, חזרנו על 7 עקרונות הידע של Dave Snowden כגון: אנשים משתפים ידע רק בהתנדבות, אנו יודעים את מה שאנו יודעים רק כאשר מגיע הצורך לדעת אותו ובמצב של צורך אמיתי מעטים לא ישתפו בידע שלהם.
בנוסף, הוצג בפנינו הספר "Learning to Fly", העוסק בנהול ידע ומתמקד בעיקר בהיבט של למידה ארגונית. לפי מחבר הספר ניתן להבין כי היעד הסופי הינו שהשיתוף בידע יעשה באופן אוטומטי, לא מודע כלומר "an unconscious competence" .
דיברנו בקצרה גם על BSI מדריך לניהול ידע בהוצאת מכון התקנים של בריטניה, וגם על WASE שזו למעשה קהילת ידע למען חברי הקהילה. לדוגמא: חברי הקהילה משתפים אחד את השני בדיווחי תנועה.
ניתן לסכם ולאמר שאי אפשר להכריח לתרום ידע ולשתף בידע. התרומה של כל עובד היא בהתנדבות. אנשים שמחפשים ידע מחוץ לארגון פונים לאינטרנט וליועצים חיצוניים וכאשר הם מחפשים בתוך הארגון הם פונים ל"קהילה המקצועית" שלהם כלומר לקולגות, ומחפשים מסמכים. לפיכך, חשוב לציין שכדי לשכלל את החיפוש בתוך הארגון יש צורך בשיפור תהליך הלמידה הארגוני הלא פורמלי.

קהילות ידע
"האב הרוחני" של קהילות הידע הוא אטיין וונגר. הוא כתב וניסח את עקרונות התקשורת של קהילות הידע, שנכונים לא רק לארגונים אלא גם למשפחה וחברים.
קהילות ידע הם קבוצה של אנשים, שמשתפים פעולה מרצונם החופשי, לגבי קידום של נושא מסויים, שהם מעוניינים בו. הקהילה מקיימת למידה קבוצתית באופן וירטואלי. קל יותר לקיים מפגש וירטואלי מאשר מפגש פיזי בין כל חברי הקהילה. לעיתים אין צורך במפגשים כלל וכל חבר "נכנס" ומשתף בזמנו הפנוי. יש למעשה מרכיב אנושי ומרכיב טכנולוגי, שהוא חשוב ביותר.
אחד מהיתרונות של המרכיב הוירטואלי הוא שאפשר לנהל קהילה גם כאשר חברי הקהילה רחוקים אחד מהשני מבחינה גאוגרפית. אך, ביחד עם זאת, קשה לבסס קהילת ידע רק על מפגשים וירטואלים. לכן נוהגים להתייחס למפגשים אלו כמשלימים למפגשים הפרונטליים. יתרונות נוספים הם, שכל המידע נשמר באתר של הקהילה כלומר בתשתית הטכנולוגית, אפשר לעקוב אחרי נושאים, לרשום תזכורות ואין צורך ב"שעות קבלת קהל".
חיים רוסו טוען, שיצירת אמון בין חברי הקהילה חשובה מאוד למיקסום שיתוף הידע בינהם. לפיכך, הוא דוגל בקהילות המבוססות על מפגשים פרונטליים בלבד.יותר קל לאנשים לשתף ידע עם אנשים, שהם מכירים, שנפגשו עמם בעבר. המפגש יוצר תחושה של ביטחון אצל האנשים כי הם מכירים אחד את השני. יותר קל להם לשתף בידע כי הם יודעים למי הם מעבירים אותו. לא ניתן לשתף בידע ללא "דיבורים".
אפשר להתייחס לקהילות ידע בשלושה מימדים:
1) תחום- על מה מדובר.
2) חברים- מי משתתף.
3) פעילות.
יש גם סוגים של קהילות. לדוגמא: קהילת ידע זמנית- אד הוק, עבור פרויקט מסויים. היתרון הוא שכל האינפורמציה נשמרת ונותרת נגישה גם אחרי סיום הפרויקט. דוגמא נוספת היא קהילה טכנית.
סוגי החברים בקהילה:
1) מוביל הקהילה- האיש המקצועי שבלעדיו הקהילה אינה קיימת. לרוב זה האיש שמקים אותה.
2) Sponsor- פטרון, נותן חסות. קהילת ידע תצליח אם יהיה לה "אבא".
3) Facilitator- למעשה סוג של אדמיניסטרטור.
4) מידען- לעיתים יכול לחסוך הרבה זמן.
5) מומחה- משהו בעל מומחיות וידע.
6) Learner- חבר קהילה מן השורה.
מבנה הקהילה:
1) ליבת הקהילה.
2) הקבוצה הפעילה.
3) משתתפים.
מטרת הקהילה: מימוש צורך אסטרטגי של הארגון.
למרות היתרונות הבלתי מבוטלים של שיתוף ידע, קיימים מחסומים בשיתוף ידע, לדוגמא: חסר מוטיבציה או תגמול, אנשים עמוסים ולא מוצאים את הזמן, ידע זה כוח ולכן לא מעוניינים לשתף בו.

ניהול ידע בארגונים
יתרון גדול לניהול ידע בארגון כאשר הידע מהווה משאב כלכלי של הארגון. לפי Robert H.Buckman קיימים מודלים שמניעים את הכלכלה: Knowledge driven, Market driven, Product driven (המודל החדש ביותר, שמתאים לזמנינו).
המטרה היא שהחדשנות תהיה ערך מוביל בארגון כולו. ניהול הידע איננו מטרה בפני עצמה. זהו אמצעי של הארגון להשגת מטרה.
מקדש ניהול הידע מבוסס על 5 עמודים עיקריים (לעיתים מדברים גם על שלושה עמודים בלבד): אנשים, תרבות ארגונית, תכנים, תהליכים ותשתית טכנולוגית. השאיפה היא שתהליכי ניהול הידע יהיו שזורים ומשולבים בתהליכי העבודה בארגון, כדי שיהפכו לפעילות שגרתית לא מודעת.

סיכום שיעור 05.05.11
Dropbox
מייצרת באופן אוטומטי תיקיה "בענן" של הקבצים החשובים לנו. סוג של גיבוי. בנוסף, ניתן לייצר תיקיה משותפת לעבודה למספר אנשים. היתרון בכך הוא שכאשר משנים משהו בתיקיה הזו כל השותפים רואים את השינוי, ומקבלים באופן אוטומטי הודעה עליו.

ניהול תכנים
הגדרות:
1) תוכן = אינפורמציה. תוכן הוא מידע שנמצא בתוך מיכל. על המיכל "מדבקות", המציינות מה הוא מכיל.
2) מסמך- קובץ דיגיטלי, שמכיל מידע ו/או נתונים. (בעולם המחשוב קובץ ומסמך הם אותו הדבר).
3) מסמך מודפס- מסמך, שהודפס על נייר (עם או בלי קובץ דיגיטלי תואם).
4) רשומה- מסמך בעל תוקף משפטי, שחלים עליו כללים שלא חלים על מסמכים אחרים.
5) ניהול קבצים- היררכיה. היכן שומרים ואיך. לא מעניין מה התוכן (מה שיש בפנים).
6)ניהול רשומות- מעקב על החלטות ופעולות, שקשורות לעסק.
7)ניהול תכנים ארגוני- דרך מסודרת לטיפול בתכנים הארגוניים תוך ביצוע מעקב של רישום ותיעוד.
קיימים שני סוגים של מידע דיגיטלי:
1)מידע מובנה- מידע שנוצר תוך כדי עבודה ונמצא במאגרי מידע מסודרים כגון מערכות מידע ארגוניות ERP.
2) מידע לא מובנה- מורכב מקבצים בודדים, שנמצאים במקומות שונים בארגון.
קיים גם סוג נוסף של מידע והוא מידע בנייר מודפס.
המסמכים בארגון נמצאים במקומות שונים ומגיעים ממקורות חיצוניים ופנימיים. מכאן נולד הצורך בניהול תכנים ומסמכים בארגון. המסמכים מהווים חלק חשוב בתהליכי העבודה, וחשוב שיהיו זמינים ונגישים למשתמשים הרלוונטיים. היעד של הארגון הוא "מסמך אחד, קובץ אחד". מערכת ניהול מסמכים ארגונית מאפשרת גם בקרה על תהליך ניהול המסמכים כדי לתת מענה לצרכי איכות , לצרכים משפטיים ולצרכים אחרים. המערכת מאפשרת הצגה של מאפייני המסמך ושל ההיסטוריה שלו, לדוגמא: מי יצר את המסמך, על ידי מי שונה, מתי כל פעולה התרחשה וכו'.
אתגרים:
1)מערכת מרכזית לניהול המידע הלא מובנה.
2) אחידות בתיוק ואינדקס.
3) איתור ואחזור מהיר ומדויק.
4) למנוע המצאות של גרסאות רבות בארגון.
5) טרמינולוגיה אחידה.
6) ייעול תהליכי עבודה- העברת מסמכים בין אנשים כחלק מתהליך העבודה (WF).
7) מעבר למשרד ללא נייר- יותר נוח וירוק.
8) נוחיות למשתמש.
כיום בארץ ארגונים רבים אינם מנהלים את המסמכים שלהם, וכך ידע רב לא מנוצל, תהליכים "מומצאים" מחדש וקיים מצב של שכפול נתונים.
EMC- ניהול התכנים נועד לשמר את התוכן.
מגמות בתחום ניהול המסמכים
שילוב של אלמנטים "תהליכיים" בניהול המסמכים. המטרה היא לחבור לתהליכים הארגוניים. נסיון להשתלב בתהליכי ה- WF, ולהשתלב בסביבת העבודה הטבעית של המשתמש. כל מסמך שיש בו צורך ע"י יותר ממשתמש אחד צריך יכולת של WF.
גישות יישום:
1) הגישה הראשונה מדברת על פתרון גדול ומקיף. תשתית ניהול מסמכים אליה יגשו כל המערכות. למשתמש יש גישה למסמכים מכל מקום.
2) הגישה השנייה היא גישת ההפרדה- יש מסמכים ששמורים במערכת ה- ERP, ויש מסמכים ששמורים במערכת ניהול המסמכים (sharepoint) ולא בהכרח יש קשר ביניהם.
קיימים מספר מאפיינים לקבצים:
1) מאפייני מערכת- מאפינים הניתנים באופן אוטומטי ע"י המערכת עם שמירת הקובץ, כגון: באיזה תאריך נשמר וע"י מי.
2) מאפיני תוכן- מאפיינים כגון: שיוך לפי נושא, באיזה תחנות עבר במסגרת תהליך העבודה ובאיזו יחידה נכתב.

הרצאת אורח - רמי סרטני, מנהל ממ"ן
בארגון קיימות שלוש שכבות: תהליכים, מידע וידע.
1) תהליכים- השכבה שעליה בנוי הארגון. בשכבה זו מצוי אוסף של התהליכים עליהם מתבססת הפעילות של הארגון.
2) מידע- המערכות תומכות בתהליכי העבודה ואוגרות את המידע שנוצר תוך כדי הפעילות.
3) ידע- את המידע נדרש להפוך לידע. אוסף הנתונים מנותח ומעובד ומוצג למנהלים ברמות השונות לפי צרכיהם כדי שיוכלו לקבל על פיו החלטות הקשורות בניהול הפעילות של הארגון.

זה הכל להפעם.
מקוות שהחכמתם,
עירית ודינה.