סיכום שיעורים 26.05.11 ו- 02.06.11

סיכום שיעור 26.05.11

הרצאת אורח של אבי קדם בנושא: ניהול הידע בארגון שלנו

מהו ידע? אותו דבר עלום שנמצא במוחנו ועוזר לנו לבצע את המשימות שלנו.
הידע מופיע בשני אופנים. האחד, באופן סמוי מהעין כלומר במוחנו, והשני באופן גלוי לדוגמא רשום במסמך ונמצא ברשת האינטרנט של החברה.

נתונים, מידע וידע: נתונים- מוזנים ל- DB של החברה, מידע- הפקת דוחות ע"י חיתוך הנתונים לפי פרמטרים שונים, ידע- המנהל משתמש בידע שבראשו כדי לקבל החלטה על סמך הדוחות שקיבל (לדוגמא הידע עוזר למנהל לבחור ספקים למכרז מתוך הדוחות).

ניהול ידע מהו? צריך לארוז את הידע שנמצא בראשו של המומחה כדי להעביר אותו לצוות הפרויקט. ידע חבוי של המומחה, נארז, הופך לידע גלוי, עובר לרשות הרבים וגלוי לצוות הפרויקט. לתנועה הזו של הידע קוראים ניהול ידע.

מה צריך כדי לנהל ידע בארגון? שיטות לניהול הידע, תשתית טכנולוגית כמו האינטראנט ותרבות ארגונית מתאימה שתאפשר או תגרום לאנשים להפוך את הידע החבוי לגלוי (שיתוף בידע = כח).
איך לגרום לאנשים בחברה להתגייס לעניין ניהול הידע? יש להציג לאנשים מה טוב בניהול ידע, כיצד ניהול הידע יכול לתרום להם באופן אישי ואלו נזקים נגרמים מאי ניהול הידע.
המשכיות הידע- הידע החבוי הוא הידע הפעיל שמשמש את הארגון. המטרה היא שהידע ישאר בחברה ויהיה מעבר לאדם הספציפי.
שימור ידע פורשים- שימור ידע של מומחה פורש. למעשה ארוע של משבר. את הידע החבוי של הפורש הארגון מעונין להעביר לממשיך הדרך.

לאחר קום המדינה הוקמו תעשיות שונות (מקורות, חברת החשמל, תעשיות בטחוניות וכו'). בעבר פילוסופיית העסקה בתעשיות אלו היתה עבודה לכל החיים. בחברות אלו הגיע הרגע שהדור בעל הידע פורש (לעיתים תוך 5 שנים פורשת 50% מאוכלוסיית העובדים). עובדים אלו מחזיקים בידע חבוי שחשוב מאוד לפעילותה של החברה. למעשה אותם חברות הגיעו לסיטואציה משברית משום שלא נעשה אצלן תהליך מתמשך של ניהול הידע.
בארגון בו אנו עובדים כדי להימנע מאותה הסיטואציה פיתחו מתודולוגיה המורכבת משני שלבים עיקריים. השלב הראשון כולל זיהוי ואיתור האנשים שמחזיקים בידע יחודי, והשלב השני כולל פעילות מובנת לשימור הידע. תהליך שימור הידע בשלב השני משלים באופן מובנה את מה שנעשה בתקופת החפיפה בין הפורש לממשיך דרכו.
צריך לזהות את ה- 5% המשמעותיים ביותר מתוך הידע של המומחה הפורש כדי ליצור אימפקט של 75% עבור המשכיות הידע בחברה (מתבסס על עיקרון פארטו).

שלושה תנאים הכרחיים אך לא מספיקים להצלחת תהליך שימור הידע:
1. נכונות של אנשים לתת את הידע.
2. הקרבת ההווה למען העתיד- הקצאת זמן של האנשים (ע"י המנהל שלהם) למען שימור הידע.
3. נכונות של האנשים לקבל את הידע.

השלבים של תהליך שימור הידע:
שלב מקדים- איתור האנשים הרלוונטיים (המומחים הפורשים).
שלב א'- מיפוי צרכי הידע ופעולות הכנה.
מיפוי צרכי הידע יבוצע בהתאם לצרכים העסקיים.
שלב ב'- העברת הידע של המומחים.
העברת הידע מחולקת ל- 3 שלבים:
1. זיהוי, איסוף וסינון.
2. תיעוד מובנה (שימוש בתבניות).
3. עיבוד והבנייה של התכנים:ניסוח תובנות ויצירת מסמכים ידידותיים שונים.
כאשר "שופכים" ידע לתוך תבניות מצליחים להיזכר בהרבה דברים ולרשום אותם בצורה בהירה ומתומצתת.
את העברת הידע ניתן לעשות במס' דרכים (פעילויות משלימות), כגון: פיתוח קורסים, קורס OJB מובנה, E learning, וידאו ערוך וכמוסות ידע.
שלב ג'- אחסון במאגר הידע.
מאגר הידע שאנו בונים הוא סביב נושא ולא סביב אדם מסויים. ניתן להרחיב את המאגר באותו נושא ע"י ידע מאנשים אחרים. בניית המאגר באופן ידידותי למשתמש כדי שישתמשו בו.
שלב ד'- הטמעה ותחזוקה.
כאן התנאי ההכרחי השלישי (ראה לעיל) בא לידי ביטוי- מישהו צריך לרצות את הידע. צריך שימשיכו להוסיף תכנים. יש לעודד את השימוש ע"י קישורו לתהליכי עבודה ונהלים רלוונטיים, "שיווק" תכני המאגר, הבטחת עדכניות התכנים לרבות הוספת תכנים על פי צורך, הבטחת רלוונטיות התכנים לתמיכה בתהליכי עבודה.
את רמת השימוש יש למדוד באמצעות כמות הכניסות, פרטי תוכן נצפים, שביעות רצון מהתכנים וכדומה.

מתודולוגית שימור ידע של צוות- המתודולוגיה של שימור ידע המגיע מאדם אחד דומה לשימור ידע שמגיע מצוות של אנשים. ההבדל הוא בכמות הסוגים של המסמכים. הכל יותר מגווון מאשר מה שקיים כאשר עושים שימור ידע מאדם אחד. המתודולוגיה של שימור ידע של צוות אנשים כוללת גם מאגרי ידע, תבניות גנריות וכו'.

שימור חוזר של נכסי ידע בחברה Reuse- מטרת השימוש החוזר היא הגברת השימוש בנכסי הידע הקיימים. הרעיון הוא לנסות להשתמש בידע הקיים ולא לנסות להמציא את הגלגל מחדש. לדוגמא: בארגון שלנו, ניסו להקים קהילות ידע עבור גופים, שנמצאים מבחינה ארגונית במקומות שונים בחברה, ומתעסקים בנושאים דומים, כדי שישתפו בידע אחד את השני.


סיכום שיעור 02.06.11

הרצאת אורח של יאיר דמבינסקי בנושא: ניהול הידע

האם ניתן להסתפק רק ב"חיפוש"? למה לא לשים את הכל באותו המקום ולהפעיל "חיפוש"? למה בכלל צריך לארגן תכנים? בתוך ארגונים יש עדיין צורך לארגן מידע מעבר ל"חיפוש". נשאלת השאלה "איך אני מארגן את המידע כך שמי שצריך למצוא אותו ימצא אותו באופן אינטואיטיבי ויעיל?"

המטרה של כל מערכת לניהול ידע היא שנעשה בה שימוש. אם קיימת מערכת אבל אף אחד לא משתמש בה זה אומר שהמערכת עצמה נכשלה ולא ההטמעה שלה. כשבונים מערכת יש להביא בחשבון מי אוכלוסיית היעד שלנו, מי הם המשתמשים שלנו. צריך להבין היכן יש ידע וכיצד לקלוט אותו. כאשר המציאות מורכבת אנו מנסים לרוב לפשט אותה ע"י היררכיה. אך בהיררכיה אנו נכשלים. ההצלחה טמונה ביכולת לאסוף את המידע באופן אחד ולהציג אותו באופן אחר.

כדי לבנות ארכיטקטורה נכונה של מערכת מומלץ לערוך ראיונות חצי מובנים עם המשתמשים העתידיים של המערכת. באמצעות הראיונות ניתן להבין מהם תהליכי העבודה, היכן הבעיות, מה חסר, מהם חתכי המידע המתאימים לארגון (חתך לפי פרוייקט, לקוחות, מבנה ארגוני וכו'). לא שואלים את המתמש "איזו מערכת לניהול ידע אתה רוצה?" אלא יש לנסות להבין כיצד הוא עובד והיכן הוא ניתקל בקשיים.

אנשים לא מעוניינים לחפש מידע הם רוצים למצוא מידע. אין מטרה בלחפש מידע יש מטרה למצוא מידע.

הצלחת מערכת המידע תלויה בשלושה פרמטרים עיקריים:
1. תועלת בפועל- התועלת בפועל שיש למערכת לאנשים עצמם. התועלת צריכה להיות גם לאנשים שמשתמשים במערכת ולא רק לארגון. אם לא קיימת תועלת בפועל למשתמשים הם לא ישתמשו במערכת.
2. התועלת הנתפסת- לעיתים למערכת יש תועלת אדירה בפועל אך התועלת הנתפסת לא קיימת. צריך ל"שווק" את התועלת בפועל כדי להשיג תועלת נתפסת. סוכן השיווק הטוב ביותר לכך הוא אחד מהמשתמשים ש"מוכר" את המערכת לחבריו.
3. עלות.


אחרי שהאורח הלך לדרכו, נדונו בשיעור בקצרה הנושאים הבאים:

מטה דטה- אלו הם הדברים שניתנים למסמך עם יצירתו כדי שיהיה ניתן לאתרו בקלות. קיימות שתי דרכים להכנסת מטה דטה:
1. באופן אוטומטי ע"י המערכת, לרוב הורשת שם של פורטל בו נמצא המסמך, שם של פרויקט אליו קשור המסמך או שם התיקיה בה אנו שומרים את המסמך.
2. ע"י שימוש בתבניות. ניתן ליצור למסמך כלשהו תבנית הכוללת שדות שיש למלא כדי לאפיין את המסמך. שדות אלו יש למלא בעיקרון באופן ידני. אבל אם בנינו את התבנית טוב אז המערכת תמלא באופן אוטומטי את רוב השדות, וישארו מעט מאוד שדות להקלדה ידנית.
כדאי לשאוף שמטה דטה תקלט באופן אוטומטי, במיוחד בארגונים, כי אנשים נוטים שלא להקליד ידנית מטה דטה.

תגיות- ניתנות ע"י המשתמשים במערכת. המשתמשים מקנים באמצעותן למסמכים דירוג כלשהו.

מציאת מידע עדכני שעכשיו פורסם:
ב- גוגל realtime וב- worldometers.info.

האתגרים בניהול 2.0-
קהילות ידע, בלוגים וויקי תרמו רבות לניהול הידע בארגונים, אך לא השפיעו על אופן ניהול הארגונים.
ויקטור הוגו אמר שניתן להתגוננן מפני פלישה צבאית של מדינות אך קשה למנוע פלישה של רעיונות.
יש ללמוד נושאים חדשים וליצור ידע חדש. איך מגיעים לאותו ידע שנוצר (במיוחד בידע סמוי כי בידע גלוי אנחנו יודעים איך למצוא)? ניתן להגיע ע"י שיתוף, סטנדרטיזציה ויכולת ארגונית לא מודעת, שלא צריך לחשוב עליה. כאשר מתרגמים את הפעולות לנהלים ומתרגלים לעבוד על פי הם, הם הופכים ליכולת בלתי מודעת.

רשת סמנטית 3.0 web- רשת חכמה המאפשרת לשאול שאלה פשוטה ולקבל עליה תשובה ברורה.

בשלות ניהול הידע בארגון- Maturity Model = KMMM
קיימים מספר מודלים בעולם. אין מודל אחד מוסכם.
המטרה- הלימוד הארגוני בא כדי שהעסק יוכל לתת ללקוח איזשהו יתרון. אנו שואפים ללמוד פעם אחת ולהשתמש בידע שנלמד ברחבי הארגון (לא רוצים ללמוד שוב ושוב). השאיפה היא שהחלטות הארגון יהיו מבוססות ידע. הארגון צריך להיות ארגון חדשני וכך גם כל עובדיו.
"עמודי ניהול הידע"- אנשים, תהליכים וטכנולוגיה.

המודל של הבשלות:
יש מספר דברים שצריכים לקרות כדי שארגון יעבור משלב בשלות אחד לאחר. בשלות- לאסוף ידע, להפיץ אותו לכולם ועד כמה הארגון משתמש בידע שכבר קיים. ניהול הידע בא לעזור לארגון לממש את מטרתו ולהשיג את החזון שלו.

מודל בשלות נוסף של סימנס מדבר על רמות בשלות Maturity Level:
1) רמה 1- "ברירת המחדל"- מסכימים שצריך ניהול ידע, אך לא קורה יותר מזה.
2) רמה 2- "Reactive"- משתפים בידע על בסיס צורך מידי. משתפים בנושאים שגרתיים ו/או בנושאים שמהווים חלק מתהליכי העבודה.
3) רמה 3- Aware- התכנים קיימים. הידע קיים כדי לענות על הצרכים. מתחילים לטפל בכל האספקטים של ניהול הידע. מההתחלה משלב הייזום ועד הסוף. ערים לניהול הידע ומטפלים בזה.
4) רמה 4- Convinced- יש מערכות בארגון שדואגות לשיתוף ידע. תהליכי ידע הם חוצי ארגון, והגענו לרמה בה אנו מטפלים בידע בצורה טובה. התקן הישראלי שואף להגיע לרמה הזו.
5) רמה 5- Sharing- הקושי הגדול בהטמעת ידע בארגון הוא נושא תרבותי. קבלת ההחלטות בארגון מבוססת ניהול ידע. אנחנו משתפים ידע וגאים בכך כי ברור לנו שזה מה שחשוב.

זהו להפעם.
מקוות שנהניתם.
עירית ודינה.

סיכום שיעורים 12.05.11 ו - 19.05.11

שלום לכולם,הגיע זמן לכתוב את הבלוג לשיעורים הקרובים..

סיכום שיעור מה - 12.05.11:

למדנו על המושג טקסונומיות. כלומר, מבנים שמאורגנים בצורה של קבוצות היררכיות בהתאם למונחים אחידים בארגון.
אם מסמנים קבצים בהתאם למונחים הטקסונומיים בארגון אז קל לזהות אותם וניתם לייצר עץ תוכן.

למדנו על מחזור חיים של מסמך :
יצירת מסמך --> שמירה -->  אחזור --> הפצה של המסמך --> הוצאתם מהמערכת.

הבעיה המרכזית  בניהול מסמכים: לסמן את הטקסטים בהתאם לטקסטומוניה והמאפיינים של הארגון.

אופני אחזור:   1.  מנוע חיפוש רגיל- ללאהגבלות.
                    2. חיפוש מתקדם - כמו באינטרנט שמגבילים את החיפוש לפרמטרים מסויימים.
                    3. חיפוש עם תגיות.
                    4. חיפוש בפדרטיבי- ניסיון לחפש בכל המקומות בארגון שיש בהם מסמכים.
                    5. חיפוש בעץ תוכן או מבנה ארגוני (החסרונות: א. העץ גדול מידי. ב. מצריך חיפוש בהרבה מקומות.)

היתרונות של מנוע חיפוש הן: צורת עבודה כמו באינטרנט ומאפשר איתור בכל מקום בארגון כולל מסמכים שאין להם מאפיינים.
החסרונות של מנוע חיפוש הן: חיפוש טקסט מלא מחייב בנייה של אינדקסים, מסמכים שנסרקו לא ניתן למצוא ללא מאפיינים ונתקלים במצב של עודף תוצאות.

גורמי ההצלחה של ניהול מסמכים הן: התשתית צריכה להיות מתוכננת מראש לנפחים מסויימים, זמני תגובה צריכים להיות מהירים, מסמפר הקליקים צריך להיות מוגבל ל 3 קליליקים עד להגעה למוצר, חייבים לדואג לאינדקסים לתקיות אישיות, מדיניות אכיפה- שגם מסמכים שנכתבים מחוץ לארגון יגיעו אליו ויתנו את המאפיינים המתאימים והרשאות- שכולם יראו את המסמכים ללא הגבלות.

תחקיר והפקת לקחים

נושא זה הינו המשך ישיר לארגון הלומד שהוא הבסיס המרכזי לארגון שרוצה להתקדם ולהתפתח.

הגדרה- תחקיר:
תהליך של בחינה לעומק של תהליכים שהתרחשו בארגון במטרה להבין מה קרה ולהשתמש בזה כדי להשתפר. המטרה היא להיות ארגון שמיישם תחקירים כדרך חיים. והתוצאה המצופה שלא יהיו חזרות על אותם טעויות.
תהליך התחקיר הינו: צריך להחליט שקרה מקרה שמצריק ביצוע תחקיר, משום שביצוע תחקירים מצריך משאבים שעולים כסף רב לארגון ולכן צריך לעשות זאת במידה ולעשות זאת במקרים של אירוע משמעותי, כגון: כשל או תלה לא שגרתית, אירועים שיש להם משמעות רוחבית והצלחות שניתן ללמוד מהם.

כלל אצבע:  עוצמת ההשפעה * הסתברות הישנות

תזרים התחקיר:  החלטה --> הגדרת שאלת המחקר --> בחירת מנהל וצוות --> יזום התנעת התחקיר -->ביצוע תחקיר --> מסקנות והחלטות.
שאלת התחקיר: הגדרת הבעיה אוהבעיות שצוות התחקיר אמור להבין מדוע הן קרו.
איסוף העובדות: צריך לאסוף ככל המוקדם להתרחשות, חשוב לרשום את העובדות בסדר כרונולוגי לפני זמנים ויש לקבל כל עובדה מכל המעורבים.
ממצאים: הכללה של כמה עובדות שמתוכם ניתן להגיד למצאנו משהו וניתן להסביר למה זה קרה.

סיבות שורש : 1.סיבה ישירה- הגורם הישיר לתקלה או אירוע.
                    2. סיבה גורמת- סיבה שגורמת להחרפת האירוע אבל היא לבדה לא היתה גורם
                        לבעיה.
                    3. סיבת שורש הגורם הבסיסיביותר לתקלה או אירוע.
איתור סיבות שורש: RCA- בדיקה מובנית עד שמגיעים לגורם הבסיסי וזה דורש מיומנות וניסיון ומצריך הדרכה.

מסקנות: קשר לוגי בין הסיבות חבין מה שקרה. המסקנה כוללת לקחים אופרטיביים.

שיטת 5 השאלות - שיטת ה" למה" : הרעיון הוא לשאול "למה" הרבה פעמים עד שמגיעים לתשובה. זוהי שיטה פשוטה שמביאה לתוצאות.
שיטת ARR - שיטה נוספת לביצוע תחקירים ובעל 4 תחומי שאלות:
1. מה ציפינו/תכננו שיקרה?
2. מה קרה / לא קרה? פעל היטב או לא?
3. למה נוצר הפער?
4. מה מומלץ לשנות?

הפקת לקחים בתהליכי עבודה:
תוך כדי תהליכי עבודה שגרתיים.
לקח = ידע שיש לו משמעות כללית שנלמדה מהפעילות הארגונית הקודמת.
תובנה = פיסת ידע בעלת משמעות כללית שנלמדה מהפעילות הארגונית הקודמת והיא אמורה לשפר משהו בעתיד.

לאחר ביצוע התחקיר יש לבצע את ההמלצות ולהעביר את הממצאים למאגר הארגון.

סיכום שיעור מה - 19.05.11:
 
התחלנו את השיעור עם ניסוי נחמד, לנחש כמה עוגיות יש בצנצנת שהוצגה ע"י המרצה. כל אחד רשם על פתק והעביר למרצה. (היו בערך 350 עוגיות...אני אפילו לא הייתי קרובה.!!?@).

שימוש חוזר בידע:
למדנו כי יש לתת גישה לאנשים למידע.
התהליך: הגדרת הבעיה, לאחר מכן יש לחפ ומלוא את התשובה או מישהו שעששוי לדעת את התשובה, לבחור את המענה המתאים ולהשתמש בו.

כוחה של הרשת:
1. טלווזיות - מס' הטלווזיות משפיע על הכוח ושימושיות הרשת- זוהי תקשורת חד כיוונית ולכן כח הרשת תלוי במס' החברים.
2. טלפונים - כוח Matclaf  - ככל שי יותר משתמשים כך יש יותר רשת וכוח לרשת והיא גודלת.

כאשר רוצים ליצור קשר עם אדם אקראי בעולם למדנו על 2 סוגי ניסויים:
ניסוי מילגרם: לקח 2 אנשים ושלח תיקים לאנשים אקראיים בעולם כדי למצוא את אותו אדם. התוצאה: מס' ממוצע של אנשים שיש לעבור עד להגעת לאותו אדם עומד על 5.5 אנשים.
ניסוי הרדוס: כמה קשרים יש לאיש מדע אקראי עד שהוא מגיע להרדוס. התוצאה: בין 4.5-5 אנשים.

רשת אקראית:
ניתן לנתק אותה מכל מיני מקומות ויחסית בקלות.
המאפיינים של רשת אקראית:
1.  Hub nodes- מרכזיה שבה כולם מקושרים לכל האחרים באותם מרכזיה.
2. עשירים מתעשרים יותר.

דיברנו על ספר שנקרא: חוכמת ההמונים.
ספר זה מדבר על כך שעדיף קבוצות על היחיד.
הבעיות שחכמת ההמונים מנסה לפתור: א. בעיות אבחנה- פתרון בעיות מוגדרות היטב.
                                                    ב. בעיות שיתוף פעולה.
                                                    ג. בעיות קורדינאציה- בעיות הדורשות מחברי הקבוצה לתאם את פעולותיהם.
תנאים להצלחה: מגוון דעות- לכל משתתף יש מידע פרטי בלתי תלוי.
                      עצמאות ושונות מחשבתית.

Web 2.0

הגדרה: שימוש בכל הפלטפורמות האינטרנטיות שיש לשיתוף ידע ולהשתתפות של כולם. הרשת היא פלטפורמה, חוקי הביזנס השתנו, המשתתפים מוסיפים ערך, והרעיון הוא לבנות בסיס נתונים שמשתבחים עם הזמן.
מאפיינים: 1. יש תוכן שהמשתמשים מייצרים ויש השתתפות פעילה שלי שמשפיעה על אחרים.
               2. חכמת ההמונים.
               3. שיתוף בידע- האפקט של הרשת שמגיע לכולם בבת אחת.
שוק ויראלי- משתמשים ברשתות חברתיות כדי להפיץ.
הבסיס- מרבית הרשתות החברכתיות מאפשרות למשתמש ליצור פרופיל אישי, להעלות תמונות ועוד..

מקווים שהחכמתם
אז עד הבלוג הבא...

דינה ועירית

סיכום שיעורים 28.04.11 ו- 05.05.11

סיכום שיעור 28.04.11
שיתוף בידע- אתגר בינלאומי
בתחילת השיעור דיברנו על המאמר של מקנזי, שעוסק באסטרטגיות מו"פ בסין הודו וברזיל.
לאחר מכן, חזרנו על 7 עקרונות הידע של Dave Snowden כגון: אנשים משתפים ידע רק בהתנדבות, אנו יודעים את מה שאנו יודעים רק כאשר מגיע הצורך לדעת אותו ובמצב של צורך אמיתי מעטים לא ישתפו בידע שלהם.
בנוסף, הוצג בפנינו הספר "Learning to Fly", העוסק בנהול ידע ומתמקד בעיקר בהיבט של למידה ארגונית. לפי מחבר הספר ניתן להבין כי היעד הסופי הינו שהשיתוף בידע יעשה באופן אוטומטי, לא מודע כלומר "an unconscious competence" .
דיברנו בקצרה גם על BSI מדריך לניהול ידע בהוצאת מכון התקנים של בריטניה, וגם על WASE שזו למעשה קהילת ידע למען חברי הקהילה. לדוגמא: חברי הקהילה משתפים אחד את השני בדיווחי תנועה.
ניתן לסכם ולאמר שאי אפשר להכריח לתרום ידע ולשתף בידע. התרומה של כל עובד היא בהתנדבות. אנשים שמחפשים ידע מחוץ לארגון פונים לאינטרנט וליועצים חיצוניים וכאשר הם מחפשים בתוך הארגון הם פונים ל"קהילה המקצועית" שלהם כלומר לקולגות, ומחפשים מסמכים. לפיכך, חשוב לציין שכדי לשכלל את החיפוש בתוך הארגון יש צורך בשיפור תהליך הלמידה הארגוני הלא פורמלי.

קהילות ידע
"האב הרוחני" של קהילות הידע הוא אטיין וונגר. הוא כתב וניסח את עקרונות התקשורת של קהילות הידע, שנכונים לא רק לארגונים אלא גם למשפחה וחברים.
קהילות ידע הם קבוצה של אנשים, שמשתפים פעולה מרצונם החופשי, לגבי קידום של נושא מסויים, שהם מעוניינים בו. הקהילה מקיימת למידה קבוצתית באופן וירטואלי. קל יותר לקיים מפגש וירטואלי מאשר מפגש פיזי בין כל חברי הקהילה. לעיתים אין צורך במפגשים כלל וכל חבר "נכנס" ומשתף בזמנו הפנוי. יש למעשה מרכיב אנושי ומרכיב טכנולוגי, שהוא חשוב ביותר.
אחד מהיתרונות של המרכיב הוירטואלי הוא שאפשר לנהל קהילה גם כאשר חברי הקהילה רחוקים אחד מהשני מבחינה גאוגרפית. אך, ביחד עם זאת, קשה לבסס קהילת ידע רק על מפגשים וירטואלים. לכן נוהגים להתייחס למפגשים אלו כמשלימים למפגשים הפרונטליים. יתרונות נוספים הם, שכל המידע נשמר באתר של הקהילה כלומר בתשתית הטכנולוגית, אפשר לעקוב אחרי נושאים, לרשום תזכורות ואין צורך ב"שעות קבלת קהל".
חיים רוסו טוען, שיצירת אמון בין חברי הקהילה חשובה מאוד למיקסום שיתוף הידע בינהם. לפיכך, הוא דוגל בקהילות המבוססות על מפגשים פרונטליים בלבד.יותר קל לאנשים לשתף ידע עם אנשים, שהם מכירים, שנפגשו עמם בעבר. המפגש יוצר תחושה של ביטחון אצל האנשים כי הם מכירים אחד את השני. יותר קל להם לשתף בידע כי הם יודעים למי הם מעבירים אותו. לא ניתן לשתף בידע ללא "דיבורים".
אפשר להתייחס לקהילות ידע בשלושה מימדים:
1) תחום- על מה מדובר.
2) חברים- מי משתתף.
3) פעילות.
יש גם סוגים של קהילות. לדוגמא: קהילת ידע זמנית- אד הוק, עבור פרויקט מסויים. היתרון הוא שכל האינפורמציה נשמרת ונותרת נגישה גם אחרי סיום הפרויקט. דוגמא נוספת היא קהילה טכנית.
סוגי החברים בקהילה:
1) מוביל הקהילה- האיש המקצועי שבלעדיו הקהילה אינה קיימת. לרוב זה האיש שמקים אותה.
2) Sponsor- פטרון, נותן חסות. קהילת ידע תצליח אם יהיה לה "אבא".
3) Facilitator- למעשה סוג של אדמיניסטרטור.
4) מידען- לעיתים יכול לחסוך הרבה זמן.
5) מומחה- משהו בעל מומחיות וידע.
6) Learner- חבר קהילה מן השורה.
מבנה הקהילה:
1) ליבת הקהילה.
2) הקבוצה הפעילה.
3) משתתפים.
מטרת הקהילה: מימוש צורך אסטרטגי של הארגון.
למרות היתרונות הבלתי מבוטלים של שיתוף ידע, קיימים מחסומים בשיתוף ידע, לדוגמא: חסר מוטיבציה או תגמול, אנשים עמוסים ולא מוצאים את הזמן, ידע זה כוח ולכן לא מעוניינים לשתף בו.

ניהול ידע בארגונים
יתרון גדול לניהול ידע בארגון כאשר הידע מהווה משאב כלכלי של הארגון. לפי Robert H.Buckman קיימים מודלים שמניעים את הכלכלה: Knowledge driven, Market driven, Product driven (המודל החדש ביותר, שמתאים לזמנינו).
המטרה היא שהחדשנות תהיה ערך מוביל בארגון כולו. ניהול הידע איננו מטרה בפני עצמה. זהו אמצעי של הארגון להשגת מטרה.
מקדש ניהול הידע מבוסס על 5 עמודים עיקריים (לעיתים מדברים גם על שלושה עמודים בלבד): אנשים, תרבות ארגונית, תכנים, תהליכים ותשתית טכנולוגית. השאיפה היא שתהליכי ניהול הידע יהיו שזורים ומשולבים בתהליכי העבודה בארגון, כדי שיהפכו לפעילות שגרתית לא מודעת.

סיכום שיעור 05.05.11
Dropbox
מייצרת באופן אוטומטי תיקיה "בענן" של הקבצים החשובים לנו. סוג של גיבוי. בנוסף, ניתן לייצר תיקיה משותפת לעבודה למספר אנשים. היתרון בכך הוא שכאשר משנים משהו בתיקיה הזו כל השותפים רואים את השינוי, ומקבלים באופן אוטומטי הודעה עליו.

ניהול תכנים
הגדרות:
1) תוכן = אינפורמציה. תוכן הוא מידע שנמצא בתוך מיכל. על המיכל "מדבקות", המציינות מה הוא מכיל.
2) מסמך- קובץ דיגיטלי, שמכיל מידע ו/או נתונים. (בעולם המחשוב קובץ ומסמך הם אותו הדבר).
3) מסמך מודפס- מסמך, שהודפס על נייר (עם או בלי קובץ דיגיטלי תואם).
4) רשומה- מסמך בעל תוקף משפטי, שחלים עליו כללים שלא חלים על מסמכים אחרים.
5) ניהול קבצים- היררכיה. היכן שומרים ואיך. לא מעניין מה התוכן (מה שיש בפנים).
6)ניהול רשומות- מעקב על החלטות ופעולות, שקשורות לעסק.
7)ניהול תכנים ארגוני- דרך מסודרת לטיפול בתכנים הארגוניים תוך ביצוע מעקב של רישום ותיעוד.
קיימים שני סוגים של מידע דיגיטלי:
1)מידע מובנה- מידע שנוצר תוך כדי עבודה ונמצא במאגרי מידע מסודרים כגון מערכות מידע ארגוניות ERP.
2) מידע לא מובנה- מורכב מקבצים בודדים, שנמצאים במקומות שונים בארגון.
קיים גם סוג נוסף של מידע והוא מידע בנייר מודפס.
המסמכים בארגון נמצאים במקומות שונים ומגיעים ממקורות חיצוניים ופנימיים. מכאן נולד הצורך בניהול תכנים ומסמכים בארגון. המסמכים מהווים חלק חשוב בתהליכי העבודה, וחשוב שיהיו זמינים ונגישים למשתמשים הרלוונטיים. היעד של הארגון הוא "מסמך אחד, קובץ אחד". מערכת ניהול מסמכים ארגונית מאפשרת גם בקרה על תהליך ניהול המסמכים כדי לתת מענה לצרכי איכות , לצרכים משפטיים ולצרכים אחרים. המערכת מאפשרת הצגה של מאפייני המסמך ושל ההיסטוריה שלו, לדוגמא: מי יצר את המסמך, על ידי מי שונה, מתי כל פעולה התרחשה וכו'.
אתגרים:
1)מערכת מרכזית לניהול המידע הלא מובנה.
2) אחידות בתיוק ואינדקס.
3) איתור ואחזור מהיר ומדויק.
4) למנוע המצאות של גרסאות רבות בארגון.
5) טרמינולוגיה אחידה.
6) ייעול תהליכי עבודה- העברת מסמכים בין אנשים כחלק מתהליך העבודה (WF).
7) מעבר למשרד ללא נייר- יותר נוח וירוק.
8) נוחיות למשתמש.
כיום בארץ ארגונים רבים אינם מנהלים את המסמכים שלהם, וכך ידע רב לא מנוצל, תהליכים "מומצאים" מחדש וקיים מצב של שכפול נתונים.
EMC- ניהול התכנים נועד לשמר את התוכן.
מגמות בתחום ניהול המסמכים
שילוב של אלמנטים "תהליכיים" בניהול המסמכים. המטרה היא לחבור לתהליכים הארגוניים. נסיון להשתלב בתהליכי ה- WF, ולהשתלב בסביבת העבודה הטבעית של המשתמש. כל מסמך שיש בו צורך ע"י יותר ממשתמש אחד צריך יכולת של WF.
גישות יישום:
1) הגישה הראשונה מדברת על פתרון גדול ומקיף. תשתית ניהול מסמכים אליה יגשו כל המערכות. למשתמש יש גישה למסמכים מכל מקום.
2) הגישה השנייה היא גישת ההפרדה- יש מסמכים ששמורים במערכת ה- ERP, ויש מסמכים ששמורים במערכת ניהול המסמכים (sharepoint) ולא בהכרח יש קשר ביניהם.
קיימים מספר מאפיינים לקבצים:
1) מאפייני מערכת- מאפינים הניתנים באופן אוטומטי ע"י המערכת עם שמירת הקובץ, כגון: באיזה תאריך נשמר וע"י מי.
2) מאפיני תוכן- מאפיינים כגון: שיוך לפי נושא, באיזה תחנות עבר במסגרת תהליך העבודה ובאיזו יחידה נכתב.

הרצאת אורח - רמי סרטני, מנהל ממ"ן
בארגון קיימות שלוש שכבות: תהליכים, מידע וידע.
1) תהליכים- השכבה שעליה בנוי הארגון. בשכבה זו מצוי אוסף של התהליכים עליהם מתבססת הפעילות של הארגון.
2) מידע- המערכות תומכות בתהליכי העבודה ואוגרות את המידע שנוצר תוך כדי הפעילות.
3) ידע- את המידע נדרש להפוך לידע. אוסף הנתונים מנותח ומעובד ומוצג למנהלים ברמות השונות לפי צרכיהם כדי שיוכלו לקבל על פיו החלטות הקשורות בניהול הפעילות של הארגון.

זה הכל להפעם.
מקוות שהחכמתם,
עירית ודינה.

ניהול הידע - סיכום שיעורים 31.03.11 ו - 07.04.11

סיכום שיעור מתאריך 31.03.11:

ניהול ידע אישי
הידע הארגוני נוצר מאוסף של ידע אישי של כל אחד, ולכןעל האנשים לנהל את הידע האישי שלהם.
כל אחד צרך להיות מיומן בניהול הידעהאישי שלו כדי שהידע בארגון יתפתח.
מהו ידע אישי?
כל היכולות שעוזרות לנו לעבד ולייצר ידע חדש ולהעביר אותם לכולם ואז נוכל לצפות שניהול הידע בארגון יהיה יותר טוב.
אלו יכולות נדרשות לניהול ידע אישי?
1. איסוף המידע והרעיונות.
2. הערכה.
3. ארגון הידע.
4. ניתוח המידע ולדעת עד כמה הוא רלוונטי.
5. להבין ולראות למה שייכים.
6.לשתף.
7.לשמור.

פרמידת מבנה ארגוני:
מבנה ארגוני מקובל - ההנהלה הבכירה נמצאת למעלה ומכילה מס' מועד של אנשים. ובתחתית הפרמידה נמצאים העובדים הזוטרים המהווים כמות גדולה של עובדים, העובדים מול ישירות מול הלקוחות.
פרמידה הפוכה - צריך לייצר צוות שמעניק שירות ללקוחות וכל השאר מביאים לאותו צוות שירות. העובדים נמצאים למעלה והמנהלים מעניקים לו שירות ונמצאים למטה.

PKM:
היכולת לנצל את היכולות האישיות גם לצורך העניין וגם לצורך המוטיבציה.
הידע -  מאפשר לנצל את היכולות.
הניהול - צריך לגרום לדברים להעשות.
כשמחפשים מידע מבלים אותו באיכות נמוכה ברגע שעושים סדר הופכים משהו עם הגיון ואז אפשר לשתף אותו ולהפוך אותו למשהו בעל עך גבוה.

איתור מידע באינטרנט

המטרה: למצוא מידע באינטרנט.
העקרונות:  -  גישה בסיסית לחיפוש
                - הרשת הנסתרת
                - הכרות עם גוגל
                - ידע על חברות

מדוע מחפשים באינטרנט?
כדי לפתור את בעיית חוסר המידע.
מדוע דווקא באינטרנט?
כי יש כמויות עצומות של מידע
מהי התוצאה הרצויה?
תשובה מלאה לשאילתא.
איך מקבלים תשובה מלאה?
התהליך של איתור המידע מתבצע בכל המקורות הרלוונטים באינטרנט. התוצאה מוצגת בסדר (דירוג) על פי רמת העניין והתאימות לשאילתא.
קיבלנו טיפים רבים למציאת מידע באינטרנט ובמיוחד בגוגל!!
     
הרצאת אורח: 
עקיבא פלד - אחראי על מרכז המידע הטכני TIC של תעשיה אווירית שמטרתו שכל העובדים בתע"א יקבלו מידע טכני מעודכן ורלוונטי. אחראי על הספריה של תעשיה אוורית ועל הכנסת התכנים.

 
סיכום שיעור מתאריך 07.04.11:

הרצאת אורח:   אבי באום
פטנט - מונופול שהמדינה שבה מוגש הפנט לבעל הפטנט בתמורה לפרסום ומונעת מאחרים לנצל את הכלול בה למשך חיי הפטנט (20 שנה).
הקריטריונים לקבלת פטנט:
1. מהווה חידוש - חדש לעומת מה שקיים היום וטרם פורסנה.
2. שימושית ומועילה.
3. צריכה להיות בתחום טכנולוגי.
4. לא מובנית מאליה ומהוות התקדמות המצאתית ועליה להיות מפורטת.

מושגים:
1. פטנט תלוי/מותנה - כאשר בקשת הפטנט מוגשת לרשם הפטנטים. מי שמגיש ראשון את הבקשה הוא מקבל וזוכה בפטנט (למעט בארה"ב).
2. דין קדימה - תאריך בכורה, תאריך שבו הוגש הפטנט לראשונה במדינה מסויימת.
3. אמנת PCT - אמנה שנחתמה ע"י 147 מדינות האומרת שאם הגשתי במדינה מסויימת פטנט ישלי 12 חודשים להחליט באיזה מדינה נוספת אני ארצה לרשום את הפטנט. אמנה זו מאפשרת עוד 18 חודשי החלטה , כלומר סה"כ 30 חודשים להחליט על מדינות נוספות בהם ארצה לרשום את הפטנט.

יתרונות הפטנט:
1. להקשות על המתחים לעסוק בתחום דומה מבלי להפר פטנט.
2. להבטיח לנו חופש פעולה עסקי בטכנולוגית הליבה שלנו.
3. להתריע מתחרים מכניסה לתחרות או / ו עיכוב המתחרה.
4. להוות נכסים למו"מ.
5. להשתמש במתקפה כנגד המתחרים.
6. מעלים את שווי החברה בספרים.

המשך שיעור  - איתור מידע באינטרנט:

למדנו על שיטות נוספות למציאת מידע באינטרנט:
1. google alart - שמתריע על מידע חדש שהתפרסם על נושא שחיפשת.
2. RSS - מחפש לי בדיוק מה שאני מחפש.

מקווים שהשכלתם...

עירית ודינה



  

ניהול הידע- סיכום שעורים 10.03.11 ו- 24.03.11

שלום לכולם,
מובאים להלן עיקרי הדברים שנלמדו בשני השעורים האחרונים בקורס ניהול הידע.
נושאי השעור הראשון 10.03.11:
- עובדי ידע.
- הארגון הלומד.
נושאי השעור השני 24.03.11:
- מלימוד אישי ללמידה ארגונית.
- מפות מושגים ומפות חשיבה.
- WIKI ארגוני- הרצאת אורח.
כעת ארחיב מעט על כל נושא, שהוזכר לעיל.
עובדי ידע
 "הנכס החשוב ביותר הם עובדי הידע ויעילותם" (פיטר דרוקר). לעבודת הידע אין גבולות גאוגרפיים, והיא מבוססת על מידע וידע. עובדי הידע צריכים ידע עבור עבודתם, ועל כן הם מתמחים ומתמקצעים במשך השנים. מעובדי הידע נדרשות מיומנויות גבוהות ומורכבות, כושר חשיבה, למידה מתמדת, חדשנות, יכולת עבודה בצוות ויצירתיות. עבודתם בין היתר היא לשאול את השאלות, להבין את הבעיות ולהציע פתרונות לנ"ל. עובדים אלו מעוניינים לרוב במקומות עבודה המאפשרים התקדמות והתחדשות מקצועית, עצמאות באופן פעולתם והכרה ציבורית להישגיהם.
הארגון הלומד
ארגון לומד יכול להשיג מעצם היותו ארגון לומד יתרון תחרותי על פני חברות וארגונים אחרים. זהו ארגון בו ההנהלה מטפחת חדשנות בקרב העובדים. הלמידה בתוך הארגון מתבצעת לפי פיטר טנג' ב- 5 תחומים שונים. תחום אחד מביניהם משלב למעשה את כל התחומים האחרים בראיה מערכתית. התחומים הם: מיומנות אישית, מודלים מנטליים, למידה קבוצתית, חשיבה מערכתית וחזון משותף. בפני הלמידה הארגונית יכולים לעמוד מספר מכשולים, כגון: - אנשים שרואים במשימה האישית שלהם כדבר החשוב ביותר, וע"י כך מתעלמים למעשה מהמשימה הארגונית. - חיפוש אשמים כאשר מתעוררות בעיות. - דפוסי חשיבה ותהליכי קבלת החלטות שנשלטים ע"י ארועים קצרי טווח. - צוות ניהולי, שעסוק במאבקים פנימיים בארגון.
 מלימוד אישי ללמידה ארגונית
 ארגון צריך להיות מודע לחוסרי הידע שלו כדי להכיר בצורך ללמוד. הצורך לדעת מתחיל בשיחה. כאשר הארגון נערך לבניית תכנית לסגירת פערי הידע בו, מתחילים למעשה תהליכי חשיבה ובחינה של לקחי העבר ונסיון לזהות פוטנציאל לשיפור ולהתייעלות. ההוצאה לפועל של תכנית השיפור היא למעשה הניסוי של עיקרי התכנית בשטח. חשוב לטפח את הזיכרון הארגוני, לבצע תהליכים של שמירת הידע בארגון. חשוב שהידע הארגוני יוטמע בתהליכים עד שיהפוך להיות חלק מהארגון עצמו.
"Ba"- עקרון או שם של מרחב בו אנו מעבירים ידע סמוי (קפיטריה, מסדרונות וכו'). המושג כולל בתוכו התייחסות לקידום הידע האישי והקיבוצי. הוא מתאים לתרבות היפנית בה מתייחסים לרוב לידע הסמוי ולא לגלוי כמו במדינות המערב.
מפות מושגים וחשיבה
מפות מושגים הן למעשה תרשימים הכוללים קשרים היררכיים. לדוגמא: תרשים "עצם דג", המתאר באופן גרפי בעיות והסיבות להן. מפות חשיבה (מוח) הן למעשה תרשימים המארגנים את המידע באופן בו אנו חושבים. מפות חשיבה יותר גמישות ממפות מושגים, ויש בהן גם נופך אישי (צבעים וסמלים).
Wiki ארגוני (הרצאת אורח)
ניהול ידע כיום עוסק בתכנים עצמם ולא רק בתעוד שלהם. למערכת הוויקי מבנה ידע דינמי, שנבנה מעצמו. כלומר, מעלים תכנים שונים ורבים, ואז ניתן לקשר ביניהם. בוויקי ניתן לחפש כל מידע נדרש בקלות ובמהירות, ןמספר משתמשים יכולים להכנס למערכת בו זמנית. הציוד הנדרש להפעלת המערכת הוא בסיסי ביותר כדוגמת מחשב ביתי לכן הוויקי נחשב למערכת זמינה לרבים מבחינה כלכלית.
זה הכל להפעם. נתראה בסיכום השיעור הבא. נשיקות, עירית ודינה.

ברוכים הבאים לבלוג שיסכם עבורכם את כל שתרצו לדעת על ניהול הידע.

מהו בלוג?

בלוג- רשימות קצרות בנושאים שונים ומנוהל בדר"כ ע"י אדם אחד (במקרה שלנו ע"י 2 אנשים כי אלו דרישות הקורס..מה שהופך את זה לממש נחמד..), ובנוסף אנשים יכולים להגיב על הבלוג.

במה הוא שונה מפייסבוק או טוויטר אתם שואלים??

זה סוג של יומן אינטרנטי, שנכתב בסדר כרונולוגי, יש לך כתובת URL קבועה הוא קל לשימוש ובעל תחזוקה קלה (בניגוד להקמת אתר באינטרנט), ניתן למיין את הבלוגים על פי נושאים וקטגוריות וכו'..

אנשי מכל העולם בוחרים לשתף את מחשבותיהם לכל המעוניין וזה נעשה בדר"כ רק בשביל הכיף. אך יש אנשים שאפילו עושים מזה השלמת הכנסה ואפילו חברות גדולות שפותחות בלוגים כדי להתנהל מול הלקוחות שלהם ואפילו כדי לשווק דרכו.

הרעיון הוא לשתף את הידע שקיים ולחשוף לכולם.

אם כן מהו ידע?

למדנו כי יש הבדל בין מידע לידע:

מידע- אוסף נתונים שמאגדים צורה שניתן להבין משהו, תקפה לפרק זמן קצר, היא סטטית, לא קשורה בבני אדם.

ידע- מידע שמאפשר פעולה על סמך החומר המוצג ועל סמך הידע הקודם, אין מגבלות זמן, ניתן לחלק, קשורה לבני אדם וזה תוצאה של תהליך חשיבתי.

למדנו על מס' מודולים שקשורים לניהול ידע, אחד מהם הוא מודל DIKN  כלומר: מנתונים (D) למידע (I) לידע (K) לחכמה (W).

מודול נוסף הוא המודל הספירלי SECI- מודל שמנסה להסביר את המעברים בסוגי הידע השונים על בסיס העבודה בחברות יפניות שמתקדמות בעיקר בידע סמוי. ההתקדמות של הידע מתוארת ב 2 צירים:

1. ציר אונטולוגי- חלוקה של העולם לקבוצות.

2. ציר האפסטמולגי- תורת הידע , ההבדל בין סמוי לגלוי.

שלבי המודל:

S- התערות חברתית- מעביר ידע סמוי לאנשים ההתפתחות היא מהשיח המשותף עם הזולת.

E- החצנה- לקחת את הידע הסמוי ולתעד אותו שיהיה גלוי.

C- שילוב- ידע גלוי ע"י שילוב של כל מה שאנחנו יודעים כדי לייצר דברים חדשים.

I- הפנמה - ברגע שהבנו משהו זה נכנס פנימה ואז זה שוב הופך להיות ידע סמוי.

למדנו כי יש מס' סוגים של ידע: גלוי וסמוי.

הידע הגלוי הוא ידע פורמלי / מדעי כדוגמת נוסחאות מדעיות שהוא קל לתיעוד, לחלוק אותו ותורם ליעילות.

ידע זה מתחלק ל 3:

1. ידע דקלרטיבי- תיאורתי שמתאר מה אנחנו יודעים.

2. ידע פרוצדורלי- לצורך ביצוע תהליך מסוים.

3. ידע אסטרטגי- ידע שמאפשר תכנונים קדימה.

הידע הסמוי הוא ידע שמאפשר מיומנויות ומצד שני קשה לטפל בו.

ידע זה מתחלק ל 3:

1. ידע טכני- החלק של המיומנות הספציפית בנושאים מסוימים.

2.ידע הכרחי/קוגניטיבי- דפוסי חשיבה.

3. ידע פונקציונלי- ידע כבסיס לקבלת החלטה.

ויש גם ידע ביניים- מרומז - ידע סמוי שמאתרים אותו ניתן להפיק אותו לידי גלוי שניתן לתיעוד.

תאוריית הידע: עונה על השאלות- מה זה ידע? איך משיגים ידע? מה יודעים האנשים? ואיך אנחנו יודעים מה שאנחנו יודעים?

עידן המידע: הידע היום נגיש וזמין לכולם אפשק לדעת הרבה וללמוד הרבה.

הנוסחה:

ידע = כוח בארגון = שיתוף בידע .