סיכום שיעורים 26.05.11 ו- 02.06.11

סיכום שיעור 26.05.11

הרצאת אורח של אבי קדם בנושא: ניהול הידע בארגון שלנו

מהו ידע? אותו דבר עלום שנמצא במוחנו ועוזר לנו לבצע את המשימות שלנו.
הידע מופיע בשני אופנים. האחד, באופן סמוי מהעין כלומר במוחנו, והשני באופן גלוי לדוגמא רשום במסמך ונמצא ברשת האינטרנט של החברה.

נתונים, מידע וידע: נתונים- מוזנים ל- DB של החברה, מידע- הפקת דוחות ע"י חיתוך הנתונים לפי פרמטרים שונים, ידע- המנהל משתמש בידע שבראשו כדי לקבל החלטה על סמך הדוחות שקיבל (לדוגמא הידע עוזר למנהל לבחור ספקים למכרז מתוך הדוחות).

ניהול ידע מהו? צריך לארוז את הידע שנמצא בראשו של המומחה כדי להעביר אותו לצוות הפרויקט. ידע חבוי של המומחה, נארז, הופך לידע גלוי, עובר לרשות הרבים וגלוי לצוות הפרויקט. לתנועה הזו של הידע קוראים ניהול ידע.

מה צריך כדי לנהל ידע בארגון? שיטות לניהול הידע, תשתית טכנולוגית כמו האינטראנט ותרבות ארגונית מתאימה שתאפשר או תגרום לאנשים להפוך את הידע החבוי לגלוי (שיתוף בידע = כח).
איך לגרום לאנשים בחברה להתגייס לעניין ניהול הידע? יש להציג לאנשים מה טוב בניהול ידע, כיצד ניהול הידע יכול לתרום להם באופן אישי ואלו נזקים נגרמים מאי ניהול הידע.
המשכיות הידע- הידע החבוי הוא הידע הפעיל שמשמש את הארגון. המטרה היא שהידע ישאר בחברה ויהיה מעבר לאדם הספציפי.
שימור ידע פורשים- שימור ידע של מומחה פורש. למעשה ארוע של משבר. את הידע החבוי של הפורש הארגון מעונין להעביר לממשיך הדרך.

לאחר קום המדינה הוקמו תעשיות שונות (מקורות, חברת החשמל, תעשיות בטחוניות וכו'). בעבר פילוסופיית העסקה בתעשיות אלו היתה עבודה לכל החיים. בחברות אלו הגיע הרגע שהדור בעל הידע פורש (לעיתים תוך 5 שנים פורשת 50% מאוכלוסיית העובדים). עובדים אלו מחזיקים בידע חבוי שחשוב מאוד לפעילותה של החברה. למעשה אותם חברות הגיעו לסיטואציה משברית משום שלא נעשה אצלן תהליך מתמשך של ניהול הידע.
בארגון בו אנו עובדים כדי להימנע מאותה הסיטואציה פיתחו מתודולוגיה המורכבת משני שלבים עיקריים. השלב הראשון כולל זיהוי ואיתור האנשים שמחזיקים בידע יחודי, והשלב השני כולל פעילות מובנת לשימור הידע. תהליך שימור הידע בשלב השני משלים באופן מובנה את מה שנעשה בתקופת החפיפה בין הפורש לממשיך דרכו.
צריך לזהות את ה- 5% המשמעותיים ביותר מתוך הידע של המומחה הפורש כדי ליצור אימפקט של 75% עבור המשכיות הידע בחברה (מתבסס על עיקרון פארטו).

שלושה תנאים הכרחיים אך לא מספיקים להצלחת תהליך שימור הידע:
1. נכונות של אנשים לתת את הידע.
2. הקרבת ההווה למען העתיד- הקצאת זמן של האנשים (ע"י המנהל שלהם) למען שימור הידע.
3. נכונות של האנשים לקבל את הידע.

השלבים של תהליך שימור הידע:
שלב מקדים- איתור האנשים הרלוונטיים (המומחים הפורשים).
שלב א'- מיפוי צרכי הידע ופעולות הכנה.
מיפוי צרכי הידע יבוצע בהתאם לצרכים העסקיים.
שלב ב'- העברת הידע של המומחים.
העברת הידע מחולקת ל- 3 שלבים:
1. זיהוי, איסוף וסינון.
2. תיעוד מובנה (שימוש בתבניות).
3. עיבוד והבנייה של התכנים:ניסוח תובנות ויצירת מסמכים ידידותיים שונים.
כאשר "שופכים" ידע לתוך תבניות מצליחים להיזכר בהרבה דברים ולרשום אותם בצורה בהירה ומתומצתת.
את העברת הידע ניתן לעשות במס' דרכים (פעילויות משלימות), כגון: פיתוח קורסים, קורס OJB מובנה, E learning, וידאו ערוך וכמוסות ידע.
שלב ג'- אחסון במאגר הידע.
מאגר הידע שאנו בונים הוא סביב נושא ולא סביב אדם מסויים. ניתן להרחיב את המאגר באותו נושא ע"י ידע מאנשים אחרים. בניית המאגר באופן ידידותי למשתמש כדי שישתמשו בו.
שלב ד'- הטמעה ותחזוקה.
כאן התנאי ההכרחי השלישי (ראה לעיל) בא לידי ביטוי- מישהו צריך לרצות את הידע. צריך שימשיכו להוסיף תכנים. יש לעודד את השימוש ע"י קישורו לתהליכי עבודה ונהלים רלוונטיים, "שיווק" תכני המאגר, הבטחת עדכניות התכנים לרבות הוספת תכנים על פי צורך, הבטחת רלוונטיות התכנים לתמיכה בתהליכי עבודה.
את רמת השימוש יש למדוד באמצעות כמות הכניסות, פרטי תוכן נצפים, שביעות רצון מהתכנים וכדומה.

מתודולוגית שימור ידע של צוות- המתודולוגיה של שימור ידע המגיע מאדם אחד דומה לשימור ידע שמגיע מצוות של אנשים. ההבדל הוא בכמות הסוגים של המסמכים. הכל יותר מגווון מאשר מה שקיים כאשר עושים שימור ידע מאדם אחד. המתודולוגיה של שימור ידע של צוות אנשים כוללת גם מאגרי ידע, תבניות גנריות וכו'.

שימור חוזר של נכסי ידע בחברה Reuse- מטרת השימוש החוזר היא הגברת השימוש בנכסי הידע הקיימים. הרעיון הוא לנסות להשתמש בידע הקיים ולא לנסות להמציא את הגלגל מחדש. לדוגמא: בארגון שלנו, ניסו להקים קהילות ידע עבור גופים, שנמצאים מבחינה ארגונית במקומות שונים בחברה, ומתעסקים בנושאים דומים, כדי שישתפו בידע אחד את השני.


סיכום שיעור 02.06.11

הרצאת אורח של יאיר דמבינסקי בנושא: ניהול הידע

האם ניתן להסתפק רק ב"חיפוש"? למה לא לשים את הכל באותו המקום ולהפעיל "חיפוש"? למה בכלל צריך לארגן תכנים? בתוך ארגונים יש עדיין צורך לארגן מידע מעבר ל"חיפוש". נשאלת השאלה "איך אני מארגן את המידע כך שמי שצריך למצוא אותו ימצא אותו באופן אינטואיטיבי ויעיל?"

המטרה של כל מערכת לניהול ידע היא שנעשה בה שימוש. אם קיימת מערכת אבל אף אחד לא משתמש בה זה אומר שהמערכת עצמה נכשלה ולא ההטמעה שלה. כשבונים מערכת יש להביא בחשבון מי אוכלוסיית היעד שלנו, מי הם המשתמשים שלנו. צריך להבין היכן יש ידע וכיצד לקלוט אותו. כאשר המציאות מורכבת אנו מנסים לרוב לפשט אותה ע"י היררכיה. אך בהיררכיה אנו נכשלים. ההצלחה טמונה ביכולת לאסוף את המידע באופן אחד ולהציג אותו באופן אחר.

כדי לבנות ארכיטקטורה נכונה של מערכת מומלץ לערוך ראיונות חצי מובנים עם המשתמשים העתידיים של המערכת. באמצעות הראיונות ניתן להבין מהם תהליכי העבודה, היכן הבעיות, מה חסר, מהם חתכי המידע המתאימים לארגון (חתך לפי פרוייקט, לקוחות, מבנה ארגוני וכו'). לא שואלים את המתמש "איזו מערכת לניהול ידע אתה רוצה?" אלא יש לנסות להבין כיצד הוא עובד והיכן הוא ניתקל בקשיים.

אנשים לא מעוניינים לחפש מידע הם רוצים למצוא מידע. אין מטרה בלחפש מידע יש מטרה למצוא מידע.

הצלחת מערכת המידע תלויה בשלושה פרמטרים עיקריים:
1. תועלת בפועל- התועלת בפועל שיש למערכת לאנשים עצמם. התועלת צריכה להיות גם לאנשים שמשתמשים במערכת ולא רק לארגון. אם לא קיימת תועלת בפועל למשתמשים הם לא ישתמשו במערכת.
2. התועלת הנתפסת- לעיתים למערכת יש תועלת אדירה בפועל אך התועלת הנתפסת לא קיימת. צריך ל"שווק" את התועלת בפועל כדי להשיג תועלת נתפסת. סוכן השיווק הטוב ביותר לכך הוא אחד מהמשתמשים ש"מוכר" את המערכת לחבריו.
3. עלות.


אחרי שהאורח הלך לדרכו, נדונו בשיעור בקצרה הנושאים הבאים:

מטה דטה- אלו הם הדברים שניתנים למסמך עם יצירתו כדי שיהיה ניתן לאתרו בקלות. קיימות שתי דרכים להכנסת מטה דטה:
1. באופן אוטומטי ע"י המערכת, לרוב הורשת שם של פורטל בו נמצא המסמך, שם של פרויקט אליו קשור המסמך או שם התיקיה בה אנו שומרים את המסמך.
2. ע"י שימוש בתבניות. ניתן ליצור למסמך כלשהו תבנית הכוללת שדות שיש למלא כדי לאפיין את המסמך. שדות אלו יש למלא בעיקרון באופן ידני. אבל אם בנינו את התבנית טוב אז המערכת תמלא באופן אוטומטי את רוב השדות, וישארו מעט מאוד שדות להקלדה ידנית.
כדאי לשאוף שמטה דטה תקלט באופן אוטומטי, במיוחד בארגונים, כי אנשים נוטים שלא להקליד ידנית מטה דטה.

תגיות- ניתנות ע"י המשתמשים במערכת. המשתמשים מקנים באמצעותן למסמכים דירוג כלשהו.

מציאת מידע עדכני שעכשיו פורסם:
ב- גוגל realtime וב- worldometers.info.

האתגרים בניהול 2.0-
קהילות ידע, בלוגים וויקי תרמו רבות לניהול הידע בארגונים, אך לא השפיעו על אופן ניהול הארגונים.
ויקטור הוגו אמר שניתן להתגוננן מפני פלישה צבאית של מדינות אך קשה למנוע פלישה של רעיונות.
יש ללמוד נושאים חדשים וליצור ידע חדש. איך מגיעים לאותו ידע שנוצר (במיוחד בידע סמוי כי בידע גלוי אנחנו יודעים איך למצוא)? ניתן להגיע ע"י שיתוף, סטנדרטיזציה ויכולת ארגונית לא מודעת, שלא צריך לחשוב עליה. כאשר מתרגמים את הפעולות לנהלים ומתרגלים לעבוד על פי הם, הם הופכים ליכולת בלתי מודעת.

רשת סמנטית 3.0 web- רשת חכמה המאפשרת לשאול שאלה פשוטה ולקבל עליה תשובה ברורה.

בשלות ניהול הידע בארגון- Maturity Model = KMMM
קיימים מספר מודלים בעולם. אין מודל אחד מוסכם.
המטרה- הלימוד הארגוני בא כדי שהעסק יוכל לתת ללקוח איזשהו יתרון. אנו שואפים ללמוד פעם אחת ולהשתמש בידע שנלמד ברחבי הארגון (לא רוצים ללמוד שוב ושוב). השאיפה היא שהחלטות הארגון יהיו מבוססות ידע. הארגון צריך להיות ארגון חדשני וכך גם כל עובדיו.
"עמודי ניהול הידע"- אנשים, תהליכים וטכנולוגיה.

המודל של הבשלות:
יש מספר דברים שצריכים לקרות כדי שארגון יעבור משלב בשלות אחד לאחר. בשלות- לאסוף ידע, להפיץ אותו לכולם ועד כמה הארגון משתמש בידע שכבר קיים. ניהול הידע בא לעזור לארגון לממש את מטרתו ולהשיג את החזון שלו.

מודל בשלות נוסף של סימנס מדבר על רמות בשלות Maturity Level:
1) רמה 1- "ברירת המחדל"- מסכימים שצריך ניהול ידע, אך לא קורה יותר מזה.
2) רמה 2- "Reactive"- משתפים בידע על בסיס צורך מידי. משתפים בנושאים שגרתיים ו/או בנושאים שמהווים חלק מתהליכי העבודה.
3) רמה 3- Aware- התכנים קיימים. הידע קיים כדי לענות על הצרכים. מתחילים לטפל בכל האספקטים של ניהול הידע. מההתחלה משלב הייזום ועד הסוף. ערים לניהול הידע ומטפלים בזה.
4) רמה 4- Convinced- יש מערכות בארגון שדואגות לשיתוף ידע. תהליכי ידע הם חוצי ארגון, והגענו לרמה בה אנו מטפלים בידע בצורה טובה. התקן הישראלי שואף להגיע לרמה הזו.
5) רמה 5- Sharing- הקושי הגדול בהטמעת ידע בארגון הוא נושא תרבותי. קבלת ההחלטות בארגון מבוססת ניהול ידע. אנחנו משתפים ידע וגאים בכך כי ברור לנו שזה מה שחשוב.

זהו להפעם.
מקוות שנהניתם.
עירית ודינה.